Como escrever um e-mail frio: seis fórmulas prontas

A fórmula de "abordagem pessoal"

A fórmula básica consiste em quatro blocos:

1. Chame a atenção. Atraia a atenção do potencial cliente com um assunto ou uma oferta introdutória. Para fazer isso, primeiro analise seu público-alvo para determinar o que você pode fazer para que ele preste atenção em você.
2. Crie interesse. Agora que captou a atenção do leitor, concentre-se em seu interesse profissional ou pessoal. Enfatize o que é mais importante usando os pontos fracos do cliente em potencial. Foque no mundo do cliente: é tudo sobre ele, não sobre você.
3. Desperte o desejo. Como parte do interesse do ponto anterior, descreva o valor de todos os benefícios de seu produto ou serviço no mundo do cliente. Conte por que outras pessoas já estão com você. Informe que a oferta é por tempo limitado ou que restam poucas peças ou vagas.
4. Prossiga para a ação. Você chamou a atenção do leitor, despertou o interesse e criou um desejo por seu produto ou serviço. Agora é a hora de concluir sua mensagem - diga qual passo o leitor deve seguir em seguida. Não deve haver escolha ou pergunta geral, apenas um chamado à ação.

É assim que pode parecer em ação:

Oleg, boa tarde.

O help desk de sua empresa está atrasando o crescimento de seu negócio.

Fiz um curso de marketing eficaz no Facebook e, na primeira palestra, um palestrante da TargetLama fez referência a um material que preciso compartilhar com sua equipe de suporte. Nem eu nem meus colegas estudantes conseguimos acessar o caderno em menos de uma semana.

Nós da Usedesk já ajudamos dezenas de empresas a acelerar o suporte e melhorar a qualidade da comunicação. Na próxima semana, faremos um encontro de suporte na empresa EdTech. Para tornar a discussão mais íntima, o número de assentos é limitado.

As inscrições encerram hoje, mas ainda restam alguns lugares. Será um prazer recebê-lo; aqui está o link de registro.

Sergey

A fórmula "ir direto aoponto"

Quanto mais curto, melhor: as pessoas valorizam seu tempo, por isso amam a brevidade e a simplicidade. Esqueça osdesdobramentos por um tempo, deixe de lado todos os adjetivos desnecessários e não faça rodeios. Construa uma mensagem de apenas dois blocos:

1. Explique o ponto de maneira simples e breve. Passe algum tempo resumindo o que deseja escrever, para que o destinatário dedique menos tempo. Não use palavras ou estruturas de frases excessivamente complexas.

2. Comece a trabalhar imediatamente - diga o que você tem a oferecer e por que pode ser útil.

Abaixo - cerca de 20 palavras, significado simples. A suposição sobre a necessidade de um bate-papo pode ser falsa, mas de repente não é. Por que não tentar?

George, boa tarde.

Não encontrei um chat online no seu site. Seus principais concorrentes têm o bate-papo da EngSky. Conecte-se aoUsedesk e adicione um widget de bate-papo.

Sergey

A fórmula do "futuro brilhante"

Frequentemente, seu potencial cliente tem uma visão turva do futuro em mente. No entanto, você possui uma imagem mais clara e pode ajudar a torná-la igualmente clara para o cliente através de uma mensagem. Para fazer isso, utilize os seguintes blocos:

1.Descreva a situação atual. Apresente os desafios que seu potencial cliente está enfrentando e que você pode ajudar a superar. Evite mencionar problemas que você possa resolver apenas em um ano com um novo lançamento.

2.Descreva o futuro. Mostre como o cliente estará se saindo com seu produto. É ideal usar números que possam ser facilmente verificados.

3.Crie uma transição. Fale sobre os passos necessários para um futuro melhor.

4.Entre em ação. Ofereça-se para fazer uma demonstração, agendar uma reunião, registrar-se em um webinar ou qualquer outra ação pertinente.

Vadim, boa tarde.

Construir suporte ao cliente em uma loja online não é uma tarefa fácil. É necessário controlar a velocidade com que seus operadores respondem aos clientes e garantir que você seja lembrado pelos fornecedores. É preciso verificar constantemente a qualidade das respostas, evitar erros de ortografia e, quando um cliente fizer uma reclamação, responder prontamente.
Uma solução viável é um sistema único que centraliza todas as dúvidas e reclamações provenientes de todos os canais de comunicação. Esse sistema monitora o tempo de resposta, aumentando a prioridade das solicitações pendentes. Sem a necessidade da intervenção dos operadores, diversas ações manuais podem ser realizadas para solucionar dúvidas rotineiras.
O Usedesk já ajudou a melhorar o suporte em 20 das 50 maiores lojas online. Gostaria de ter uma conversa de 30 minutos com você para explicar como podemos reduzir pela metade o tempo médio de resposta. Que tal às 15h ou 16h da quarta-feira?

Fórmula de espessamento

As empresas são formadas por pessoas, e as pessoas geralmente preferem poucas mudanças. Muitas vezes, apenas descrever a situação atual não é suficiente, pois pode parecer que se refere a outra pessoa e não afeta de maneira significativa os indicadores-chave do negócio. Em vez de pintar um futuro brilhante, tente abordar o assunto de forma mais séria, destacando o problema atual:

1. Descreva a situação atual. Apresente as dificuldades que seu potencial cliente está enfrentando e que você pode ajudar a resolver. Evite mencionar problemas que você só poderá resolver em um ano com um novo lançamento.

2. Apresente uma solução para o problema. Explique, em uma frase, como seu produto ou serviço resolve precisamente esses problemas.

‍3. Entre em ação. Sugira uma ação específica: agendar uma demonstração, marcar uma reunião, inscrever-se em um webinar ou qualquer outra ação apropriada.

Marina, boa tarde.

Muitos fabricantes estão migrando para a venda direta de mercadorias aos clientes. Antes, quando um comprador tinha uma pergunta, ele resolvia a maioria dos problemas diretamente com a loja online. Agora, o próprio fabricante precisa lidar com reclamações e sugestões. Os compradores estão acostumados a entrar em contato por meio de seus canais de comunicação usuais e, se não encontrarem esses canais no site do vendedor, acabam desistindo.
O Usedesk auxilia os fabricantes na criação de equipes de suporte que atendam às necessidades atuais dos clientes sem a necessidade de expandir significativamente a equipe.
Inscreva-se para uma demonstração e explicarei os recursos do serviço que serão úteis para você.

A fórmula da "questão importante"

Às vezes, faz sentido começar com uma pergunta importante, pois isso chama a atenção do leitor e desperta a curiosidade e o desejo de saber qual resposta você oferecerá. Como é impossível ficar com raiva e curioso ao mesmo tempo, o leitor reagirá com interesse ao que você escrever em seguida.

1. Faça uma pergunta. É importante abordar a dor do potencial cliente para que ele reconheça a si mesmo e seus problemas. Isso despertará o interesse dele pela solução que você propõe.

2. Dê sua resposta. Descreva a resposta na descrição do seu produto ou serviço.

3. Entre em ação. Sugira uma ação específica: agendar uma demonstração, marcar uma reunião, inscrever-se em um webinar ou qualquer outra ação apropriada.

Victoria, olá.

Você gostaria de gastar menos tempo com solicitações urgentes, mas sem importância?

O Usedesk é um serviço de processamento de solicitações de clientes em diversos canais de comunicação. Nós o ajudamos a configurar regras automáticas para lidar com as solicitações dos clientes, de modo que perguntas simples e padronizadas possam ser processadas automaticamente, sem a necessidade de intervenção da sua equipe de suporte. Dessa forma, você poderá focar em mensagens importantes.

Conecte o Usedesk ao seu site e ao e-mail para responder aos clientes com mais rapidez.

Sergey

A fórmula do "direito de recusar"

O destinatário não é obrigado a responder a você ou a realizar a ação que você espera. Essa ideia pode parecer simples, mas raramente é utilizada explicitamente. Eu mesmo uso esse método na maioria dos e-mails, especialmente nas fases iniciais da comunicação. Isso ajuda a criar mais confiança, pois o potencial cliente sente que há uma porta aberta: ele sempre pode recusar, sem pressão. Permita que o leitor diga "não" para você e a probabilidade de uma resposta positiva aumentará.

Anatoly, boa tarde.
Encontrei seu contato na lista de participantes da conferência "The Best Minds of Brazilian Business", da qual também participei.
O Usedesk é um serviço de processamento de solicitações de clientes em diversos canais de comunicação. Ele é utilizado por seis das maiores empresas do setor de GameDev na Rússia. Nosso serviço auxilia equipes de suporte no atendimento a solicitações em uma variedade de tópicos e canais, sem a necessidade de expandir significativamente a equipe. Gostaria de explicar como podemos resolver os problemas do seu departamento de suporte.
Caso você não esteja interessado na oferta, tudo bem, sem problemas. Seria um prazer encontrá-lo na próxima conferência.
Sergey

Vamos resumir

As fórmulas acima não garantem que o seu e-mail seja respondido, mas aumentam significativamente as chances de se destacar entre centenas de outras ofertas. Experimente diferentes opções e misture as fórmulas: algo pode ser adequado para um destinatário e algo para outro. Apenas testes ajudarão você a entender.

Mas, seja qual for o modelo que você utilizar, sempre siga os quatro princípios principais de qualquer mensagem fria, inclusive em aplicativos de mensagens, que estão sendo cada vez mais utilizados para se comunicar com os clientes:

1. Esteja no mundo do cliente. Não fale apenas sobre os recursos, fale sobre os benefícios para o cliente.

2. Seja breve. Geralmente, leva o dobro do tempo para reduzir pela metade um texto, mas vale a pena.

3. Articule suas ações com clareza. Diga explicitamente o que você espera do destinatário: agendar uma demonstração, marcar uma reunião, inscrever-se em um webinar ou algo mais.

4. Fale sobre o direito de escolha. Deixe claro que você não ficará ofendido caso a oferta não seja interessante para a pessoa. Esteja à vontade e não tenha a intenção de pressioná-la.

Escrever mensagens frias não é fácil, mas você limita severamente as possibilidades se não as escrever. Qual é a pior coisa que pode acontecer se você enviar mensagens para 100 funcionários em empresas-alvo? Sim, ninguém pode responder. Mas se você não escrever para ninguém, com certeza ninguém irá responder.